Une heure et demie par dossier apprenant. C’est le temps que passait Paloma Consulting, organisme de formation certifié Qualiopi, à recopier dans les formulaires des financeurs des informations qui existaient déjà dans son logiciel métier. Aujourd’hui, un bouton posé dans Dendreo fait ce travail : les pièces du dossier sont générées en une minute, et rangées au bon endroit.
Voici comment ce dossier a été automatisé, ce qui a changé pour l’équipe, et comment savoir si votre organisme est dans la même situation. La fiche complète est sur la page du projet Paloma Consulting.
Une heure et demie pour recopier ce qui existe déjà
Un organisme de formation certifié Qualiopi doit produire, pour chaque apprenant, un dossier conforme aux exigences de son financeur. Sur le papier, rien de compliqué : quelques formulaires, quelques mentions obligatoires. En pratique, c’est l’une des tâches administratives les plus ingrates du métier.
Chez Paloma Consulting, toutes les informations du dossier étaient déjà dans Dendreo, le logiciel de gestion de l’organisme : l’entreprise cliente, le formateur, le participant, la session, le financement. Elles étaient pourtant recopiées à la main, formulaire par formulaire. Résultat : une heure et demie par dossier apprenant.
Le temps n’est pas le seul coût. Chaque ressaisie est une occasion de se tromper de nom, de date ou de montant, sur des documents qui seront audités. Et une erreur dans un dossier de financement ne se voit pas tout de suite : elle ressort au contrôle, ou quand le financeur bloque le paiement.
Un financeur, des formulaires : pourquoi la saisie se multiplie
Ce qui rend l’exercice si long, c’est que les pièces changent d’un financeur à l’autre. FAFCEA, FIFPL, Agefice, OPCO 2i, OPCO EP : aucun n’attend ni les mêmes formulaires, ni les mêmes mentions. Les mêmes données, le nom du participant, les dates de la session, le financement, doivent donc être reportées dans des documents différents, avec des mises en page différentes.
C’est exactement le genre de tâche qu’une automatisation absorbe bien : des données déjà structurées, présentes dans un outil, à reporter sans erreur dans des modèles connus d’avance. Il n’y a rien à décider, seulement à recopier. Et recopier, c’est ce qu’un humain fait le moins bien quand il le fait pour la centième fois.
Le principe : un bouton dans Dendreo, et le dossier se constitue seul
Plutôt que de faire changer d’outil à l’équipe, j’ai posé le déclencheur là où elle travaille déjà : un bouton « Générer PDF », directement dans Dendreo. Rien de nouveau à apprendre, aucun autre logiciel à ouvrir.
Ce qui déclenche : un clic
Depuis le dossier de formation, un clic sur le bouton appelle une automatisation Make. C’est le seul geste demandé à l’équipe.
Ce qui se passe seul : le dossier est reconstitué
L’automatisation interroge Dendreo et va chercher, une par une, toutes les données du dossier : l’action de formation, l’entreprise cliente, l’entreprise formatrice, les participants, les stagiaires, le financement, la convention et la catégorie du module. Elle remplit ensuite les formulaires PDF attendus par le financeur concerné, avec une branche par type de document.
Ce qui en sort : les pièces conformes, au bon endroit
Les documents remplis sont redéposés dans l’espace de stockage du dossier, dans Dendreo. Le dossier est complet sans que personne ait ouvert un logiciel de traitement de texte.
Un détail compte beaucoup dans la durée : chaque étape écrit son journal dans Dendreo. En cas d’anomalie, on sait exactement où le processus s’est arrêté, sans avoir à ouvrir Make ni à appeler qui que ce soit.
Ce qui a changé, en chiffres
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Constitution d’un dossier apprenant | 1 h 30 | 1 minute |
| Ressaisie des mêmes données | dans chaque formulaire | aucune |
| Déclenchement | saisie manuelle | 1 clic, depuis Dendreo |
| Financeurs couverts | à la main | FAFCEA, FIFPL, Agefice, OPCO 2i, OPCO EP… |
Une heure et demie gagnée par dossier apprenant. Multipliez par le nombre d’apprenants accompagnés dans l’année : c’est autant de temps rendu à ce qui fait la valeur d’un organisme de formation, l’accompagnement des stagiaires et le développement de l’activité.
Ce qui reste humain : vérifier et signer
L’automatisation met en forme, elle ne décide de rien. Le contenu du dossier reste la responsabilité de l’organisme : quelqu’un relit les pièces générées, puis les signe.
C’est voulu. Sur des documents qui engagent l’organisme devant un financeur et devant l’auditeur Qualiopi, la relecture humaine n’est pas une étape à supprimer. C’est elle qui donne sa valeur au dossier. L’automatisation retire la partie sans valeur, la recopie, et laisse intacte la partie qui en a, le contrôle.
Ajouter un financeur sans tout reprendre
Un nouveau financeur arrive ? Il suffit d’ajouter une branche à l’automatisation, avec le modèle de document correspondant. Le reste ne bouge pas.
Pour l’équipe, rien ne change : le bouton reste le même, au même endroit, et la génération des documents tient toujours en un clic.
Votre organisme est-il dans la même situation ?
Ce projet tourne autour de Dendreo, mais le raisonnement vaut pour n’importe quel logiciel de gestion de formation, et bien au-delà de la formation. Quatre questions suffisent pour savoir si une tâche de ce type s’automatise :
- Les données sont-elles déjà saisies quelque part ? Si votre logiciel métier contient l’information, la recopier ailleurs est du temps perdu.
- Recopiez-vous les mêmes informations dans plusieurs documents ? Chaque modèle que vous remplissez à la main, encore et encore, est un candidat.
- Les modèles sont-ils connus d’avance ? Un formulaire stable se remplit automatiquement. Un document qui change à chaque fois demande d’abord d’être normalisé.
- Votre logiciel laisse-t-il lire ses données de l’extérieur ? C’est le cas de Dendreo, grâce à son API. Vérifiez-le pour le vôtre : c’est la condition pour qu’une automatisation puisse aller chercher les informations.
Si vous répondez oui aux trois premières, il y a très probablement une automatisation à construire, et des heures à récupérer chaque mois.
Le faire soi-même, ou le faire faire
Générer des documents à partir d’une base de données est l’un des cas travaillés pendant la formation Make. Pour un organisme de formation, il y a même un joli clin d’œil : cette formation peut elle-même être prise en charge par votre OPCO.
Si vous préférez qu’on regarde vos processus ensemble, un audit gratuit de 30 minutes suffit à repérer les deux ou trois tâches qui vous coûtent le plus de temps, et à savoir lesquelles s’automatisent.
