Une heure et demie par dossier apprenant, à recopier les mêmes informations dans les formulaires de trois financeurs. Un bouton posé dans le logiciel métier a remplacé la saisie et les documents sont générés en 1 minute
par dossier apprenant
depuis Dendreo, sans quitter l’outil métier
Dendreo, modèle Word, génération PDF
Organisme de formation certifié Qualiopi
Un organisme de formation certifié Qualiopi doit produire, pour chaque apprenant, un dossier conforme aux exigences de son financeur. Les pièces changent d’un OPCO à l’autre : FAFCEA, FIFPL, Agefice, OPCO 2i, OPCO EP, … n’attendent ni les mêmes formulaires, ni les mêmes mentions.
Toutes les informations existaient déjà dans Dendreo, le logiciel métier : l’entreprise cliente, le formateur, le participant, la session, le financement. Elles étaient recopiées à la main, formulaire par formulaire. Une heure et demie par dossier, et un risque d’erreur sur des documents qui seront audités.
Un bouton « Générer les documents » directement dans Dendreo. Il appelle un scénario Make qui va rechercher, une par une, toutes les données du dossier : l’action de formation, l’entreprise cliente, l’entreprise formatrice, les participants, les stagiaires, le financement, la convention, la catégorie du module.
Les données Dendreo alimentent les formulaires PDF attendus par le financeur, qui sont remplis automatiquement et redéposés dans l’espace de stockage du dossier. Le dossier est complet sans que personne ait ouvert un logiciel traitement de texte.
Chaque étape écrit son journal dans Dendreo : en cas d’anomalie, on sait exactement où le processus s’est arrêté.
Ajouter un financeur revient à ajouter une branche et son modèle de document. Pour la génération des documents, il suffit de cliquer sur le bouton.
Générer des documents à partir d’une base est un des cas travaillés pendant la formation Make.
Make
Dendreo
Office 365
Génération PDFLe déclencheur est posé là où l’équipe travaille déjà. Tout le reste se passe sans elle, et revient se ranger au même endroit.
Le bouton « Générer » est posé dans l’outil que l’équipe utilise tous les jours. Rien de nouveau à apprendre.
DendreoMake interroge Dendreo pour rassembler entreprise, formateur, participants, session et financement, remplit les formulaires PDF du financeur concerné.
MakeOffice 365PDFLes documents remplis retournent dans l’espace de stockage du dossier, et un journal d’exécution est écrit.
DendreoVérifier et signer. Le contenu du dossier reste la responsabilité de l’organisme, l’automatisation ne fait que le mettre en forme.
Quelques photos d’une pièce, prises à côté d’un mètre ruban, et Claude construit le modèle paramétrique dans Fusion 360 par son connecteur. Une compétence Claude en fait une méthode, fichier STL et rapport Word compris.
Cinq bases reliées dans Notion remplacent les tableurs et les notes éparses. Un vocal envoyé dans Slack suffit à créer la prise de contact, rattachée au bon bien et au bon acquéreur.
Publication automatique d’articles de news sur un site WordPress : Tavily cherche l’actualité, Firecrawl lit la page, un agent rédige, et WordPress publie avec son image de une. Deux entrées : une veille programmée, ou un formulaire où l’on colle un lien.
Un audit gratuit de 30 minutes suffit à repérer les deux ou trois processus qui vous coûtent le plus de temps perdu, et à savoir lesquels s’automatisent.
