Une heure et demie par dossier apprenant, à recopier les mêmes informations dans les formulaires de trois financeurs. Un bouton posé dans le logiciel métier a remplacé la saisie.
par dossier apprenant
depuis Dendreo, sans quitter l’outil métier
Dendreo, modèle Word, génération PDF
Organisme de formation certifié Qualiopi
Un organisme de formation certifié Qualiopi doit produire, pour chaque apprenant, un dossier conforme aux exigences de son financeur. Les pièces changent d’un OPCO à l’autre : FAFCEA, FIFPL et Agefice n’attendent ni les mêmes formulaires, ni les mêmes mentions.
Toutes les informations existaient déjà dans Dendreo, le logiciel métier : l’entreprise cliente, le formateur, le participant, la session, le financement. Elles étaient recopiées à la main, formulaire par formulaire. Une heure et demie par dossier, et un risque d’erreur sur des documents qui seront audités.
Un bouton « Générer les documents » directement dans Dendreo. Il appelle un scénario Make qui va rechercher, une par une, toutes les données du dossier : l’action de formation, l’entreprise cliente, l’entreprise formatrice, les participants, les stagiaires, le financement, la convention, la catégorie du module.
Ces données alimentent un modèle Word, puis les formulaires attendus par le financeur sont remplis automatiquement en PDF et redéposés dans l’espace de stockage du dossier. Le dossier est complet sans que personne ait ouvert un traitement de texte.
Chaque étape écrit son journal dans Dendreo : en cas d’anomalie, on sait exactement où le processus s’est arrêté.
Ajouter un financeur revient à ajouter une branche et son modèle de document. L’équipe sait le faire, et sait relire le journal d’exécution quand un dossier ne sort pas.
Le déclencheur est posé là où l’équipe travaille déjà. Tout le reste se passe sans elle, et revient se ranger au même endroit.
Le bouton « Générer les documents » est posé dans l’outil que l’équipe utilise tous les jours. Rien de nouveau à apprendre.
Make interroge Dendreo pour rassembler entreprise, formateur, participants, session et financement, remplit un modèle Word, puis les formulaires PDF du financeur concerné.
Les documents remplis retournent dans l’espace de stockage du dossier, et un journal d’exécution est écrit.
Vérifier et signer. Le contenu du dossier reste la responsabilité de l’organisme — l’automatisation ne fait que le mettre en forme.
Airtable et Make génèrent trois mois de publications en quinze minutes, textes et illustrations compris, autour d’un personnage récurrent — le tout construit en deux jours de formation.
Une compétence Claude construite sur mesure croise les grandes surfaces et les distributeurs de billets d’OpenStreetMap, et produit un tableau de bord des opportunités. Six à huit mois de travail en cinq heures.
Une vingtaine d’automatisations construites au fil du temps sur le marketing, les données métier, la prospection et la qualité. Gain mesuré : 1 025 heures par an, soit 0,7 équivalent temps plein.
Un audit gratuit de 30 minutes suffit à repérer les deux ou trois processus qui vous coûtent le plus de temps perdu, et à savoir lesquels s’automatisent.
