Un entretien candidat dure une heure. Puis vient la demi-heure que personne ne compte : réécouter, trier ce qui compte, rédiger la synthèse, la ressaisir dans l’ATS. Chez Seyos, deux cabinets de recrutement et treize personnes, cette demi-heure revenait quatre mille fois par an. Soit 2 000 heures.
Aujourd’hui, une automatisation Make prend le relais dès la fin de la visioconférence : le compte rendu d’entretien arrive par e-mail trois minutes plus tard, structuré et prêt à être versé dans l’ATS. Voici comment elle fonctionne, ce qu’elle a changé pour les consultants, et comment savoir si votre cabinet est dans la même situation. La fiche complète est sur la page du projet Seyos.
2 000 heures que personne ne voyait
Dans un cabinet de recrutement, l’entretien est le cœur du métier. Ce qui vient après l’est beaucoup moins : réécouter un passage, retrouver ce que le candidat a dit de son dernier poste, mettre ses notes au propre, puis tout ressaisir dans Nicoka, l’ATS du cabinet. Trente minutes par entretien, à chaque fois.
Ce temps n’apparaissait dans aucun tableau de bord. Il se voyait ailleurs : dans les fins de journée des consultants, et dans le temps commercial qu’ils n’avaient plus. Personne ne le compte parce qu’il est découpé en petites tranches, une après chaque rendez-vous. Mis bout à bout, sur quatre mille entretiens par an, il pèse pourtant 2 000 heures.
C’est le profil type d’une tâche à automatiser : elle se répète à l’identique, elle suit toujours la même trame, et toutes les informations nécessaires existent déjà quelque part, dans l’enregistrement de l’entretien et dans l’agenda.
Le principe : la fin de la visio déclenche tout
L’automatisation a été mise en place en deux jours et demi d’accompagnement. Une demi-journée pour cartographier le processus réel, celui qui se pratique, pas celui qui est documenté. Puis deux jours pour construire l’automatisation, la tester sur de vrais entretiens et la transmettre à l’équipe. Aucun développement sur mesure.
Ce qui déclenche : un entretien se termine
La visioconférence s’achève. L’enregistrement et sa transcription sont récupérés automatiquement depuis Claap, sans que le consultant ait rien à faire. Il ne clique sur rien, il passe simplement à la suite.
Ce qui se passe seul : contexte, transcription, synthèse
Make retrouve la réunion dans Google Agenda et en reprend le contexte : les participants, le titre. Puis l’automatisation distingue deux situations.
- Un entretien candidat : elle va lire l’offre de poste en ligne et adapte la synthèse au profil recherché.
- Une prise de besoin avec un client : elle suit une autre trame, propre à cet échange.
L’IA générative rédige alors le compte rendu selon la trame choisie.
Ce qui en sort : un compte rendu structuré, par e-mail
Trois minutes après la fin de l’entretien, la synthèse est dans la boîte Gmail du consultant, prête à être versée dans l’ATS. Pas une ligne n’a été ressaisie.
Ce qui a changé, en chiffres
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Retranscription par entretien | 30 min | 0 min |
| Ressaisie dans l’ATS | manuelle | compte rendu prêt à verser |
| Entretiens traités par an | 4 000 | 4 000 |
| Temps gagné par an | aucun | 2 000 h |
Le volume n’a pas bougé : quatre mille entretiens avant, quatre mille après. C’est tout l’intérêt. Le travail du cabinet est le même, seule la demi-heure de retranscription a disparu. Sur deux cabinets, ce sont 2 000 heures par an rendues aux consultants.
Le cabinet le résume en une phrase : « Maintenant, le compte rendu structuré est prêt 3 minutes après la fin de l’entretien. »
Ce qui reste humain : mener l’entretien, et décider
L’automatisation rédige une synthèse, elle ne juge pas un candidat. Mener l’entretien, sentir la personne en face, décider de la présenter ou non à un client : rien de cela n’a changé. Le métier du consultant est le même, seulement ce qu’il fait après.
Un conseil, valable pour tout compte rendu produit par une IA : il gagne à être relu avant d’entrer dans le dossier d’un candidat. Relire trois minutes vaut mieux que rédiger trente.
Une équipe qui fait évoluer l’automatisation seule
Le transfert de compétences faisait partie de la mission. Les trames de synthèse sont de simples textes, que l’équipe modifie elle-même. À la fin des deux jours et demi, elle savait modifier une trame, ajouter un cas de figure et lire le journal d’exécution pour comprendre une erreur.
C’est ce qui rend l’automatisation durable : quand un client demande une synthèse présentée autrement, ou qu’un nouveau type d’entretien apparaît, le cabinet n’attend personne.
Votre cabinet est-il dans la même situation ?
Ce projet concerne le recrutement, mais il vaut pour tous les métiers qui multiplient les rendez-vous en visio : conseil, accompagnement, vente. Quatre questions pour faire le point :
- Combien de temps passez-vous après chaque rendez-vous ? Multipliez par le nombre de rendez-vous de l’année : le chiffre surprend souvent.
- Vos entretiens se font-ils en visioconférence, avec un enregistrement ? C’est ce qui permet de récupérer la transcription sans effort.
- Vos synthèses suivent-elles une trame ? Si vous rédigez toujours les mêmes rubriques, l’IA peut les remplir.
- Le contexte est-il déjà dans votre agenda ? Participants, objet du rendez-vous, offre concernée : autant d’informations à ne plus saisir.
Si vous répondez oui à trois de ces questions, il y a très probablement des centaines d’heures à récupérer.
Le faire soi-même, ou le faire faire
Le même genre de scénario se construit pendant la formation Make. Pour les équipes RH et recrutement, la formation IA pour les ressources humaines aborde ces usages de l’IA côté métier. Et pour une entreprise, ces formations peuvent être financées par votre OPCO.
Si vous préférez qu’on regarde vos processus ensemble, un audit gratuit de 30 minutes suffit à repérer les deux ou trois tâches qui vous coûtent le plus de temps, et à savoir lesquelles s’automatisent.
