Vous gérez une campagne email depuis un tableur et vous aimeriez savoir précisément qui a cliqué sur quoi ? Bonne nouvelle : il n’est pas nécessaire de créer vos liens un par un, de copier-coller cinquante URL, puis de prier pour n’avoir inversé aucun destinataire. Avec une automatisation Google Sheets, Rebrandly, Gmail et Make, chaque contact reçoit automatiquement son propre lien raccourci et traçable.
L’idée est simple, mais très puissante : votre feuille Google Sheets contient les contacts à traiter, Rebrandly génère un lien personnalisé pour chacun, Gmail envoie l’email, puis le tableur garde une trace de l’adresse email et du lien attribué. Vous disposez ainsi d’une base propre pour suivre les clics et déclencher d’autres actions marketing ou commerciales.
Un scénario de ce genre, du déclencheur à la mesure des clics, est typiquement ce qu’on construit pendant la formation Make.
Pourquoi créer un lien Rebrandly unique pour chaque contact ?
Un lien unique par destinataire ne sert pas seulement à faire joli dans un email. C’est surtout un moyen pratique de relier une interaction à une personne précise. Lorsqu’un prospect clique, vous pouvez identifier le contact associé au lien, enrichir votre suivi commercial et éviter le grand classique : « Quelqu’un a cliqué, mais on ne sait pas qui ». Une enquête digne d’un polar, en moins amusant.
Rebrandly permet de créer des liens courts personnalisés, idéalement sur un domaine de marque. Au lieu d’envoyer une URL interminable composée de paramètres, vous pouvez partager un lien plus rassurant, plus lisible et plus cohérent avec votre identité. C’est utile pour les campagnes de prospection, les invitations à un événement, les séquences de relance, les offres personnalisées ou encore la diffusion de ressources à accès suivi.
En associant ce lien à une adresse email dans Google Sheets, vous construisez une table de correspondance très claire. Chaque ligne devient une mini-fiche de suivi : un contact, un statut, une URL Rebrandly et, selon votre organisation, une date d’envoi ou des informations sur le clic.
Le scénario Make : Google Sheets, Rebrandly et Gmail au travail
Le modèle d’automatisation proposé dans Make repose sur une séquence logique :
- Google Sheets recherche les contacts qui répondent à vos critères.
- Rebrandly crée un lien pour chaque contact sélectionné.
- Gmail envoie un message qui contient ce lien.
- Google Sheets est mis à jour avec l’adresse email et le lien généré.
Ce scénario fonctionne comme une petite chaîne de production numérique. Sauf qu’ici, personne ne porte de casque, personne ne demande où est passée l’agrafeuse, et les tâches répétitives sont prises en charge automatiquement.
Vous pouvez démarrer depuis le template Make dédié à Google Sheets, Rebrandly et Gmail. Il fournit une excellente base pour visualiser les modules, comprendre le mapping des données et adapter le flux à vos propres campagnes.
Préparer correctement votre Google Sheets
La qualité de l’automatisation dépend largement de la qualité de votre feuille de calcul. Un Google Sheets bien structuré évite les envois en double, les champs vides et les surprises du type lien envoyé à Jean alors qu’il était destiné à Jeanne.
Créez une feuille avec des colonnes explicites, par exemple :
- Prénom
- Nom
- Adresse email
- URL de destination
- Critère d’envoi
- Lien Rebrandly
- Statut d’envoi
- Date d’envoi
- Statut de clic
La colonne « Critère d’envoi » peut contenir une valeur telle que À envoyer, Validé ou Campagne septembre. Le scénario Make utilisera ce champ pour sélectionner uniquement les lignes concernées. C’est indispensable pour ne pas relancer accidentellement toute votre base chaque fois que vous modifiez une cellule. Votre réputation d’expéditeur vous remerciera.
La colonne Lien Rebrandly accueillera l’URL générée automatiquement. Le champ « Statut d’envoi » peut ensuite passer à Envoyé, afin que le contact ne soit plus récupéré lors de la prochaine exécution du scénario.
Configurer la création de liens personnalisés dans Rebrandly
Dans Make, le module Rebrandly reçoit généralement l’URL de destination issue de Google Sheets. Vous pouvez ensuite définir le domaine utilisé, le titre du lien, un libellé ou des tags selon les options disponibles dans votre compte Rebrandly.
Le point le plus important est de conserver une relation univoque entre le lien et le contact. Chaque personne doit recevoir son propre lien, même si toutes les URL redirigent vers la même page. C’est cette différenciation qui rend possible le suivi individuel des clics.
Pour mieux vous y retrouver, donnez aux liens une nomenclature simple. Vous pouvez utiliser le prénom, le nom de campagne ou un identifiant de ligne dans le titre interne du lien. Par exemple : demo-septembre-marie-dupont. Le destinataire ne verra pas nécessairement ce nom, mais votre équipe gagnera un temps précieux au moment d’analyser les données.
Les tags Rebrandly sont aussi très utiles. Ajoutez un tag par campagne, canal ou segment de contact. Plus tard, vous pourrez filtrer les liens et comparer les performances sans transformer votre tableur en fresque murale couverte de post-its virtuels.
Personnaliser l’email Gmail sans alourdir le processus
Une fois le lien créé, Make transmet son URL courte à Gmail. Vous pouvez l’intégrer dans un email personnalisé avec les données de votre tableur : prénom, entreprise, offre concernée, rendez-vous ou ressource à découvrir.
Un message simple peut ressembler à ceci :
Bonjour {{Prénom}},
J’ai préparé une ressource qui pourrait vous intéresser. Vous pouvez la consulter ici : {{Lien Rebrandly}}.
Bonne lecture !
Le lien dynamique est inséré grâce au mapping de Make. Le mapping consiste à relier la donnée produite par un module à celle attendue par le module suivant. Ici, la sortie de Rebrandly devient une donnée disponible dans le corps de l’email Gmail, puis dans la mise à jour de votre ligne Google Sheets.
Évitez toutefois d’envoyer des emails trop génériques. L’automatisation doit accélérer le travail, pas faire disparaître toute trace d’humanité. Quelques variables bien choisies et un message adapté à votre audience font souvent toute la différence. Un robot peut expédier votre email, mais il n’est pas obligé de lui donner le charisme d’un ticket de caisse.
Enregistrer le lien et le statut dans Google Sheets
Après l’envoi Gmail, le scénario doit mettre à jour la ligne du contact. Cette étape est essentielle : elle transforme votre feuille en véritable tableau de bord de campagne.
Enregistrez au minimum :
- le lien Rebrandly créé ;
- le statut
Envoyé; - la date ou l’heure d’envoi ;
- éventuellement l’identifiant du lien ou de l’email.
La mise à jour doit cibler la bonne ligne. Dans Make, il faut donc conserver l’identifiant de ligne renvoyé par Google Sheets lors de l’étape de recherche. C’est ce repère qui permet de réécrire les informations au bon endroit, plutôt que d’ajouter une nouvelle ligne à chaque exécution.
Cette logique offre aussi un filet de sécurité. Si une adresse email est absente ou invalide, vous pouvez créer un statut À vérifier au lieu de tenter l’envoi. Si Rebrandly rencontre un problème, le contact peut être marqué Erreur lien. Une automatisation solide ne se contente pas de fonctionner quand tout va bien : elle vous aide à repérer rapidement ce qui ne va pas.
Suivre les clics pour déclencher les bonnes actions
Le véritable intérêt de ce workflow apparaît après l’envoi. Puisque chaque lien Rebrandly est enregistré à côté de l’adresse email associée, vous pouvez automatiser le suivi des clics.
Par exemple, un autre scénario Make peut surveiller les nouveaux clics dans Rebrandly. Lorsqu’un clic est détecté, il recherche le lien dans votre Google Sheets, retrouve le contact correspondant et déclenche une action : création d’une tâche commerciale, ajout d’un tag dans un CRM, notification Slack ou changement de statut dans le tableur.
Imaginez le cas d’une démo produit. Un prospect clique sur son lien personnel : Make peut immédiatement créer une tâche de relance pour le commercial, avec le nom du prospect et le contexte de la campagne. L’équipe ne travaille plus à l’aveugle et peut prioriser les personnes qui ont montré un intérêt concret.
Attention : un clic ne signifie pas automatiquement une intention d’achat. Il peut s’agir d’un collègue curieux, d’un contact qui a cliqué par erreur ou de quelqu’un qui voulait simplement vérifier si votre bouton menait vers une recette de crêpes. Utilisez cette donnée comme un signal de priorisation, pas comme une boule de cristal.
Bonnes pratiques pour une automatisation email fiable
Avant de lancer votre campagne à grande échelle, testez le scénario avec quelques adresses internes. Vérifiez le contenu de l’email, le bon fonctionnement du lien Rebrandly, la mise à jour dans Google Sheets et la logique de filtrage.
Voici quelques réflexes utiles :
- utilisez une colonne de statut pour empêcher les doubles envois ;
- filtrez les lignes dont l’adresse email est vide ;
- prévoyez un champ pour la date de traitement ;
- utilisez un domaine de marque dans Rebrandly quand c’est possible ;
- contrôlez les limites d’envoi de Gmail ;
- respectez les règles de consentement et de désinscription applicables à votre type de campagne ;
- testez la redirection sur mobile et ordinateur.
Il est également judicieux de limiter le nombre d’emails envoyés à chaque exécution, surtout lors des premiers essais. Vous pourrez ensuite programmer le scénario à intervalle régulier ou le déclencher selon vos besoins. Make permet de construire ces workflows visuellement, sans avoir à écrire une ligne de code, ce qui est une excellente nouvelle pour les personnes dont la relation avec le développement ressemble à celle d’un chat avec un bain.
Des idées pour aller plus loin avec Make
Ce modèle Google Sheets, Rebrandly et Gmail peut devenir le point de départ d’une automatisation marketing plus complète. Ajoutez un CRM pour enregistrer les interactions, un outil d’enrichissement pour qualifier les prospects ou un canal Slack pour alerter l’équipe en temps réel.
Vous pouvez aussi combiner vos données avec l’IA afin de générer une accroche d’email adaptée à chaque segment, tout en gardant une validation humaine avant l’envoi. L’objectif n’est pas d’automatiser pour automatiser, mais de supprimer les tâches répétitives afin de consacrer plus de temps aux échanges qui comptent vraiment.
Avec ce scénario, Google Sheets devient votre base de contrôle, Rebrandly apporte la traçabilité des liens, Gmail assure la diffusion et Make relie le tout dans un flux cohérent. Résultat : des campagnes plus propres, un meilleur suivi des clics et beaucoup moins de copier-coller à surveiller avec l’intensité d’un faucon.
Pour mettre en place votre propre version, vous pouvez créer votre compte Make et importer le template. Quelques réglages suffisent ensuite pour adapter les colonnes, le message Gmail, les critères de sélection et votre domaine Rebrandly à votre organisation.
