Recopier des statistiques, monter une newsletter, surveiller une publication réglementaire, mettre à jour une base de contacts. Aucune de ces tâches ne pèse lourd prise isolément. Mises bout à bout, chez IFIS Groupe, elles représentaient 1 025 heures par an : l’équivalent de 146 journées, ou 0,7 poste à plein temps.
Pour automatiser les tâches répétitives de ce genre, je n’ai pas lancé un grand projet : je les ai automatisées une par une, au fil du temps. Il y a aujourd’hui plus d’une vingtaine d’automatisations Make en production, chacune documentée avec son gain mesuré. Voici comment s’y prendre, ce que cela a changé, et comment repérer les petites tâches qui coûtent cher chez vous. La fiche complète est sur la page du projet IFIS Groupe.
Le piège des petites tâches
IFIS forme les professionnels des industries de santé : médicament, dispositif médical, cosmétique. Une activité réglementée, avec un catalogue dense, une base de contacts importante et une communication soutenue.
Dans ce genre d’organisation, le travail répétitif se loge partout. Chez IFIS, il fallait :
- recopier chaque semaine des statistiques depuis quatre outils ;
- monter les newsletters à partir d’un fichier de préconisations ;
- surveiller les publications de l’ANSM ;
- tenir à jour deux bases de contacts qui ne se parlaient pas ;
- produire les tableaux de bord qualité du suivi des formations.
Le piège, c’est que chacune de ces tâches paraît trop petite pour justifier un projet. Deux heures par semaine ici, une heure là. Personne ne lance un chantier pour si peu. Et c’est précisément pour cette raison qu’elles s’accumulent, jusqu’à occuper l’équivalent de 0,7 poste.
Le principe : une automatisation par tâche, toutes sur le même modèle
La réponse n’a pas été une grosse automatisation qui ferait tout, mais beaucoup de petites, construites au fil du temps et documentées une par une. Chacune est indépendante, déclenchée par une heure ou par un événement, et rend son résultat là où la personne travaille déjà.
Ce qui déclenche : un rythme, ou un événement
Une heure fixe pour la veille et les rapports. Pour le reste, un événement : un formulaire rempli sur le site, un contact créé dans le logiciel métier.
Ce qui se passe seul : chaque automatisation sur son sujet
Le socle est Make, et chaque automatisation travaille sur son terrain :
- Veille réglementaire. Chaque matin à 8 h 30, les publications de l’ANSM sont relevées, triées et envoyées aux personnes concernées, dispositifs médicaux d’un côté, médicament de l’autre.
- Marketing. Les newsletters, destinées à plus de 40 000 personnes, sont montées automatiquement à partir du fichier de préconisations : d’abord dans ActiveCampaign, puis dans Dialog Insight après le changement de plateforme. Les statistiques hebdomadaires de Matomo, Google Ads, LinkedIn et de la plateforme d’e-mailing sont consolidées sans intervention.
- Contenus. Les articles de blog et les posts sont produits à partir des textes sources, ce qui a libéré la personne qui y consacrait l’essentiel de son temps.
- Données métier. Les contacts et participants de Dendreo alimentent chaque nuit la plateforme d’e-mailing. Un désabonnement redescend dans Dendreo. Un téléchargement de catalogue sur le site crée une action commerciale.
- Prospection. Les recherches Sales Navigator sont exportées par PhantomBuster vers Google Sheets, puis versées dans Dendreo. Les contacts travaillés dans Waalaxy remontent de la même façon.
- Qualité. Un scénario extrait les exports Dendreo, et une compétence Claude Cowork construite sur mesure produit le tableau de bord de suivi des formations en moins d’une minute, pour n’importe quelle période.
Ce qui en sort : un e-mail, un tableau, une fiche à jour
Le résultat arrive là où la personne travaille déjà : sa boîte de réception, son tableur, son logiciel métier. Personne n’a besoin de se connecter à Make pour en profiter.
Ce qui a changé, en chiffres
| Indicateur | Avant | Après |
|---|---|---|
| Statistiques hebdomadaires | 2 h par semaine | aucune intervention |
| Montage des newsletters | 5 h par semaine | 1 h par semaine |
| Articles et posts | 2 jours par semaine | 1 h par publication |
| Veille ANSM | non faite | quotidienne, automatique |
| Temps gagné par an | aucun | 1 025 h |
Aucune ligne de ce tableau n’est spectaculaire à elle seule. C’est leur somme qui l’est : 1 025 heures par an, 146 journées. Et la ligne de la veille ANSM rappelle un autre bénéfice, moins visible : une tâche utile que personne n’avait le temps de faire est désormais faite, tous les jours.
Ce qui reste humain : décider quoi automatiser
Décider quoi automatiser, et arbitrer ce qui n’en vaut pas la peine : c’est la part qui ne se délègue pas. Le tableau des gains sert exactement à ça. Parce que chaque automatisation est documentée avec son gain mesuré, on sait lesquelles rapportent, et on peut comparer avant d’en lancer une nouvelle.
C’est aussi ce qui évite le piège inverse : automatiser pour le plaisir une tâche qui ne prend que quelques minutes par an.
Une équipe qui sait laquelle fait quoi
Chaque automatisation est décrite dans une page partagée, avec son gain, son état et ses limites. L’équipe sait laquelle fait quoi, sait la relancer, et sait dire quand elle ne sert plus.
Ce dernier point compte plus qu’on ne le croit. Plusieurs automatisations ont été retirées après un changement d’outil. Des automatisations qu’on sait retirer, c’est le signe d’un ensemble maîtrisé, pas d’un empilement que plus personne ne comprend.
Votre entreprise est-elle dans la même situation ?
IFIS est un organisme de formation, mais ces petites tâches se retrouvent dans toutes les PME. Quatre questions pour les repérer :
- Recopiez-vous des chiffres d’un outil à l’autre ? Un reporting hebdomadaire monté à la main est souvent la première automatisation rentable.
- Avez-vous deux bases qui ne se parlent pas ? Logiciel métier d’un côté, outil d’e-mailing ou de prospection de l’autre : chaque mise à jour manuelle est un risque d’oubli.
- Y a-t-il une veille que personne ne fait, faute de temps ? Réglementaire, concurrentielle, sectorielle : elle peut tourner seule chaque matin.
- Pouvez-vous lister dix tâches qui reviennent chaque semaine ? Notez le temps de chacune et multipliez par cinquante semaines. Le total est rarement petit.
Si l’exercice vous donne plus de quelques centaines d’heures, la démarche d’IFIS vaut d’être copiée : automatiser une tâche, mesurer son gain, puis passer à la suivante.
Le faire soi-même, ou le faire faire
Des automatisations de ce type sont celles qu’on apprend à construire pendant la formation Make. Pour une entreprise, cette formation peut être prise en charge par votre OPCO.
Si vous préférez dresser la liste ensemble, un audit gratuit de 30 minutes suffit à repérer les deux ou trois tâches qui vous coûtent le plus de temps, et à savoir lesquelles s’automatisent.
